簡述國際商業公司的 Certificate Of Incumbency 的重要性
   

【文/精博國際顧問部襄理 江蹕仲】

　　近期來國內金融機構為因應亞太洗錢防制組織國家(APG)的評鑑，逐步開始對國內銀行OBU帳戶的客戶，進行是否存續的證明檢查，而在國際商業公司(俗稱境外公司)的體制中，普遍被金融機構認可的法律文件即為COI (Certificate Of Incumbency，俗稱董事在職證明書)的文件，而早在幾年前的香港及新加坡當地銀行，對國際商業公司的風險控管及存續要求上，COI文件便已成為協助銀行判斷的準則之一。
　

　　國際商業公司的登記、變更都需依照註冊國的法令執行，近年註冊國也開始進行客戶KYC的管理，且嚴格要求相關文件須在規定時間內簽屬歸檔，否則該公司的有效性將因此產生瑕疵甚至失效，導致該公司名下資產的被凍結，然而早期因註冊國政府抽查機率較低，各區代理商因成本考量不願投入應有的秘書管理，因而形成了所謂紙上公司的鬆散管理風氣，然而在OECD進行國別的白、黑名單評級及巴拿馬事件後，各註冊國政府皆以嚴謹重罰看待KYC的執行!

　

　　是否由該公司之註冊代理人(Registerd Agent)核發的COI文件，成了金融單位在風險評判上一個重要依據，而多數國際商業公司在章程的前五條款中，都會明確標示各項公司相關訊息，而一般的區域代理商(如會計師或顧問公司)並不具備法定出件資格，若該COI簽發單位與該公司章程上的註冊單位不一致，則該文件極有可能是偽件！ COI的核發是一個嚴謹的管控過程，需查核最新股東、董事資料及文件有無合規歸檔、股權有設定無質押等後才能出具！也切勿因趕件或應付臨時管理所需提出錯誤訊息，徒增日後法律困擾。